Dal 2014 il Miur riceve atti o documenti ai propri indirizzi di posta elettronica solo se trasmessi tra PEC, la posta elettronica certificata.
I destinatari dei provvedimenti non possono più scrivere alle PEC ministeriali tramite indirizzi di posta elettronica non certificata. Quando l’utente lo farà da una email non certificata arriverà un messaggio di mancato recapito.
La nota del Miur del 27 settembre 2013
La nota del Ministero dell’Istruzione, n. 2338 del 27 settembre 2013, è rivolta alle articolazioni ministeriali e per conoscenza alle scuole di ogni ordine e grado.
E’ noto che il Codice dell’ Amministrazione Digitale regola, tra l’altro, la trasmissione dei documenti attraverso la posta elettronica tra chiunque e le pubbliche amministrazioni evidenziandone la validità ai fini del procedimento amministrativo, una volta che ne sia verificata la provenienza.
In particolare l’art. 47 richiamato in oggetto, precisa che “ai fini della verifica della provenienza, le comunicazioni sono valide se:
a) sono sottoscritte con firma digitale o altro tipo di firma elettronica qualificata;
b) ovvero sono dotate di segnatura di protocollo di cui all’articolo 55 del decreto del Presidente della Repubblica 28 dicembre 2000, n. 445;
c) ovvero è comunque possibile accertarne altrimenti la provenienza, secondo quanto previsto dalla normativa vigente o dalle regole tecniche di cui all’articolo 71;
d) ovvero sono trasmesse attraverso sistemi di posta elettronica certificata (di seguito PEC) di cui al decreto del Presidente della Repubblica Il febbraio 2005, n. 68″
In ottemperanza a quanto sopra richiamato, questa Direzione Generale informa i destinatari della presente nota che a partire dal nuovo anno solare (2014), tutte le articolazioni del Miur riceveranno atti/documenti presso i propri indirizzi di posta elettronica certificata solo se trasmessi da indirizzi di PEC.
In altri termini, non sarà possibile scrivere alle PEC ministeriali da indirizzi di posta elettronica NON certificata. Quanti lo faranno riceveranno una e-mail di mancato recapito del messaggio inviato alla PEC del Miur.
Tanto si comunica alle articolazioni tutte, con congruo anticipo, affinché i procedimenti amministrativi in via di definizione / pubblicazione che impattano con l’inizio del prossimo anno solare, si adeguino a tale disposizione che renderà più efficiente, efficace ed economica la dematerializzazione dei flussi documentali in essere presso il MIUR.
Si trasmette la presente anche a quanti leggono per conoscenza perché possano ridefinire le usuali prassi di comunicazioni con le articolazioni ministeriali, in particolare con gli Ambiti territoriali, anche in relazione al dispositivo di cui l’art. 45 comma 1 del CAD che qui si riporta integralmente:
“I documenti trasmessi da chiunque ad una pubblica amministrazione con qualsiasi mezzo telematico o informatico, idoneo ad accertarne la fonte di provenienza, soddisfano il requisito della forma scritta e la loro trasmissione non deve essere seguita da quella del documento originale.”
Tutto ciò premesso, si invitano quanti in indirizzo a non trasmettere in formato cartaceo, quanto già trasmesso in formato digitale, via posta elettronica certificata e non.
Il rispetto di tali norme determineranno un notevole risparmio di risorse.
Alcune precisazioni
A settembre 2017, con una nota, il Miur ha comunicato di aver apportato delle importanti modifiche e potenziato le caselle di posta elettronica del tipo codicemecc@istruzione.it caselle che sono in dotazione alle scuole e che permettono di mettere in contatto gli istituti direttamente con il Miur. L’upgrade ha aumentato lo spazio disponibile fino a 400 mb per l’archiviazione delle email e a 20 mb la dimensione massima dei messaggi di posta (allegati compresi). A 100 indirizzi è stato aumentato il numero massimo di destinatari.
Per quanto riguarda invece l’indirizzo di posta, le rubriche di indirizzi, le regole di filtro eventualmente impostate non cambia assolutamente nulla.