Dematerializzazione e registri elettronici

La scheda Uil Scuola
Negli ultimi tempi sono state introdotte diverse disposizioni che, intervenendo per razionalizzare la spesa pubblica hanno promesso effetti dirompenti per l’organizzazione delle scuole, sia dal punto di vista amministrativo che didattico.
In particolare con il decreto legge n. 95/2012 contenente “Disposizioni urgenti per la razionalizzazione della spesa pubblica”, convertito dalla legge n. 135/2012, viene dato un ulteriore impulso al processo di dematerializzazione che, nella scuola riguarda:
− le iscrizioni da effettuare con modalità on-line;
− la pagella in formato elettronico, con la stessa validità legale del documento cartaceo, da rendere disponibile per le famiglie sul web o tramite posta elettronica o altra modalità digitale;
− i registri on line;
− l’invio delle comunicazioni agli alunni e alle famiglie in formato elettronico.
Sul primo punto, le iscrizioni on-line, si prende atto che un’attenta azione amministrativa è riuscita ad attivare questa modalità operativa, dopo una prima fase di disorientamento, con l’utilizzo avanzate tecnologie della comunicazione.
I tre punti restanti sono invece stati abbandonati, per un anno, alla libera interpretazione delle scuole: quelle che da anni investono sulla digitalizzazione hanno visto riconosciuti i loro sforzi, altre invece hanno continuato a muoversi con fatica soprattutto quando non si sono trovate tra quelle beneficiarie del Personal Computer che avrebbe dovuto essere collocato in ogni classe di medie e superiori con i 24 milioni di euro stanziati, per il 2012 “per strumenti da utilizzare nelle lezioni quotidiane, innovando la didattica e i processi di apprendimento” o i loro insegnanti non siano tra quelli delle quattro regioni dell’obiettivo convergenza destinatari di un tablet.
La prima gestione
Che le scuole avrebbero dovuto attrezzarsi per proprio conto risultava chiaro dalla nota del ministero n.1682/2012 secondo cui l’anno scolastico 2012-2013, da poco concluso, avrebbe rappresentato un periodo di transizione durante il quale le scuole si sarebbero attivate per realizzare al meglio il cambiamento.
In quella fase il ministero ha stipulato un accordo di massima aperto a tutti i fornitori di software che volessero aderirvi, per la gestione delle attività delle segreterie amministrative e didattiche delle scuole, per garantire la trasferibilità dei dati, generati dalle applicazioni che gestiscono i vari processi soggetti a dematerializzazione, verso il sistema informativo centrale del ministero.
L’obiettivo dell’accordo era – e resta – quello di garantire l’aggiornamento continuo e la compatibilità delle soluzioni software in uso presso le scuole con il sistema informativo del MIUR.
L’accordo è stato aperto per questo a tutti i fornitori che garantissero due condizioni:
- tenere sempre aggiornate le applicazioni;
- mantenere gli standard tecnici necessari per il trasferimento dei dati verso il sistema informativo del MIUR.
Nella stessa nota il Miur ha chiarito che essendo l’obiettivo quello di abbandonare la carta, le eventuali proposte commerciali che obblighino le istituzioni scolastiche all’acquisto di registri cartacei per fornire, gratuitamente, quelli elettronici vanno nella direzione opposta a quella legislativamente definita.
Alle scuole spetta nell’esercizio della loro autonomia, di valutare al meglio, sia dal punto di vista della funzionalità dei pacchetti sia, soprattutto, dal punto di vista della convenienza economica, le proposte disponibili, utilizzando anche modalità di coordinamento e di scambio di informazioni con altre scuole aventi esigenze simili.
A distanza di un anno è rimasta sostanzialmente sulla carta la possibilità per le scuole secondarie di primo e secondo grado interessate, per le aule dove non sia presente un personal computer, di farne richiesta al Ministero attraverso una procedura on line.
Registri elettronici – Le opportunità
Con l’avvio del nuovo anno scolastico il provvedimento di più difficile attuazione per gli istituti scolastici è senz’altro l’adozione di registri on-line e di strumenti di comunicazione telematica con le famiglie. Gli obiettivi dichiarati per la dematerializzazione sono altri, il risparmio, la trasparenza, la confrontabilità e l’integrabilità dei dati. È indubbio, sebbene la digitalizzazione della scuola costituisca tema di posizioni contrastanti, che questa possa contribuire a modernizzare il sistema e dovrebbe servire in primo luogo a sburocratizzare il lavoro degli insegnanti.
Utilità ed usi
Nella scuola più si dematerializza quindi, più dovrebbe esserci spazio per guardare ai ragazzi, ai colleghi, potenziando la relazione educativa all’interno della comunità educante. Ogni insegnante potrà elaborare una cartella personale per ogni alunno, incrociando i dati con quelli dei colleghi; potrà creare grafici e statistiche sull’andamento dell’alunno e della classe, mettendo ordine nella valutazioni e garantendo trasparenza alle famiglie, la generalizzazione della procedura può certamente fornire dati per migliorare la qualità organizzativa e didattica della classe e della scuola tutta, mantenendo questa istituzione al pari con le altre agenzie educative, le famiglie e con altri enti, quelli locali, quelli sanitari ecc. ecc. Per arrivare ad un graduale superamento della situazione che vede solo raramente un computer per ognuna delle 365.000 classi della penisola, ora più frequentemente attestati su uno per ciascuna sala professori, o peggio, un pc itinerante, dove i docenti caricano voti e assenze a fine lezione, dopo aver «preso appunti» in classe occorre partire da elementi di concretezza.
Anno scolastico 2013-2014 – Cosa fare
Quello corrente, per le novità imposte da diversi decreti si annuncia come un anno di transizione verso una direzione già tracciata dall’attuazione delle disposizioni richiamate cui si deve però provvedere con le risorse umane, strumentali e finanziarie disponibili a legislazione vigente, senza nuovi o maggiori oneri a carico della finanza pubblica.
Da ciò deriva che in realtà non c’è un formale obbligo all’adozione dei registri ma che questo adempimento è condizionato dalle effettive disponibilità di risorse umane, strumentali e finanziarie di ciascun istituto.
Con l’invito ad adottare registri elettronici e strumenti telematici di comunicazione scuola/famiglia, ogni scuola dovrà seguire la propria strada a seconda delle risorse umane, strutturali e finanziarie a sua disposizione. Ciò significa che le scuole più preparate e con maggiori risorse, con reti estese all’intero edificio scolastico e PC in ogni classe, potranno da subito dotarsi dei nuovi strumenti richiesti dalla normativa. Le scuole con minori risorse, riteniamo debbano almeno avviare delle sperimentazioni per valutare l’impatto di queste nuove tecnologie e per individuare il modo di sopperire alle carenze che impediscono il loro uso generalizzato.
Un vademecum per le scuole
Per queste scuole ci uniamo ai consigli di quegli esperti che individuano le seguenti condizioni minime necessarie per l’adozione dei registri elettronici:
o la presenza di una rete locale estesa all’intero edificio scolastico
o la presenza di dispositivi quali PC, tablet, notebook per ciascun docente o, più comunemente, uno per ciascuna classe.
Se è vero che molte soluzioni permettono l’impiego di un qualunque PC collegato ad Internet (il PC di casa del docente, il PC del laboratorio informatico, il PC della sala professori, etc.) ma il registro elettronico potrà sostituire quello cartaceo solo se potrà essere usato in classe. L’impiego del PC di casa o di altri PC della scuola deve essere visto dal docente come una ulteriore possibilità che ne semplifica l’uso ma non può essere l’unico modo di accedere al registro elettronico.
Il registro personale del docente
Il registro personale attraverso il quale il docente raccoglie le annotazioni sul processo di apprendimento degli alunni, è un documento utile nelle operazioni del consiglio di classe in sede di espressione di scrutinio.
Sempre la Corte di Cassazione a tal proposito afferma: “La mancanza di tale registro (quello del docente ndr) renderà forse più complicato lo scrutinio finale, ma non può in alcun modo impedirlo o invalidarlo, essendo il docente tenuto a formulare i suoi giudizi, indipendentemente dalle eventuali annotazioni sul registro”.
Quindi il registro elettronico, dove ci sono le condizioni, può da subito sostituire quello cartaceo del docente.
Il registro di classe La Corte di Cassazione con la sentenza n. 208196 del 1997 ha chiarito in modo definitivo che il registro di classe è un atto pubblico “in quanto posto in essere dal pubblico ufficiale nell’esercizio della sua pubblica attività e destinato a fornire la prova di fatti giuridicamente rilevanti, costitutivi di diritti e obblighi attraverso la quotidiana annotazione della presenza”, ma molto più problematica è la sostituzione del registro di classe in cui la firma del docente ha l’esplicita funzione di dimostrare la presenza dello stesso in classe, cosa che un registro elettronico, a parte certe condizioni, non può garantire.
In mancanza di specifici decreti attuativi o circolari che specifichino a quali condizioni il registro cartaceo di classe può essere sostituito da uno elettronico, riteniamo che anche per il corrente anno le scuole non possano rinunciare ad un registro di classe cartaceo che potrà tuttavia essere più snello e sintetico in presenza di un registro elettronico, fino forse a ridursi ad un semplice foglio di presenze.
La scelta delle applicazioni
La informatizzazione delle procedure scolastiche va ben al di là della semplice digitalizzazione dei registri cartacei e deve consentire:
- di trattare le informazioni tipicamente presenti nel registro di classe e del professore (assenze, giustificazioni, provvedimenti disciplinari, argomenti svolti, valutazioni, etc.)
- di facilitare le comunicazioni con le famiglie mediante l’accesso riservato ad informazioni quali assenze degli alunni, valutazioni, comunicazioni da parte dei docenti o della scuola, etc.
- di realizzare un ambiente con nuove funzionalità rivolte alla didattica quali comunicazione dei compiti per casa, messa a disposizione di materiale didattico, gestione dei compiti per casa e di classe, etc. fino alla realizzazione di vere e proprie classi virtuali.
L’effettivo uso dello strumento va legato al livello delle dotazioni informatiche, all’esperienza ed alla formazione dei docenti in questo campo.
In ogni caso si suggerisce un’introduzione graduale delle nuove funzionalità limitandosi, in una prima fase, alla gestione delle funzioni tipiche dei registri e ai più semplici strumenti di comunicazione scuola/famiglia.
Per effettuare la scelta
Sul mercato esistono molte tipologie di registro elettronico con grandi differenze dal punto di vista tecnico, di semplicità d’uso, di garanzie in termini di affidabilità e sicurezza e di costi.
Occorre quindi valutare varie soluzioni alternative e decidere poi per la soluzione che meglio si adatta alle effettive esigenze dell’istituto, anche facendo riferimento a servizi e convenzioni già sperimentate, ovvero alla modifica delle piattaforme informatica già in uso.
La scelta è in ogni caso delicata che deve essere valutata attentamente sotto molteplici aspetti, non ultimo quello dei costi.
La normativa vigente
Sulla dematerializzazione per il nuovo anno scolastico il ministero non ha emanato ulteriori norme applicative, il riferimento resta quindi ancor quello del decreto n. 95 del 6 luglio 2012.