Esami di Stato. Il plico e l’accesso ai documenti

La stanchezza, la fretta e la voglia di chiudere quanto prima il capitolo “esami” non devono però fare trascurare il rispetto delle procedure indicate dall’OM 37/2014. E’ previsto che tutti i membri della Commissione firmino gli atti degli esami ma, nel caso che un commissario si rifiuti di firmare, il presidente registrerà espressamente il rifiuto, precisando che il commissario in questione ha partecipato alle operazioni d’esame e in particolare alla formulazione dei giudizi. E’ bene anche fare attenzione che alcuni documenti sono destinati ad essere sigillati in un plico mentre altri devono essere inviati e/o consegnati agli uffici di competenza.
(1) DOCUMENTI DENTRO IL PLICO (Da consegnare al DS).
La Commissione prepara il plico che raccoglie:
• gli elaborati d’esame dei candidati;
• le schede personali riportanti la verbalizzazione delle prove e dei risultati finali dei singoli candidati;
• il registro dei verbali di tutte le sedute e delle operazioni compiute dalla Commissione;
• la documentazione varia riguardante gli esami stessi;
• il plico ministeriale con le buste delle prove d’esame;
• i testi originali delle prove d’esami.
Il plico viene chiuso e su di esso vengono apposti i sigilli di ceralacca, con impresso il timbro metallico della scuola. Tutti i componenti della Commissione presenti appongono la propria firma sul plico che sarà subito consegnato per la custodia al DS dell’Istituto.
(2) DOCUMENTI FUORI DAL PLICO (Per le segreterie)
A. Un PROSPETTO dei risultati degli esami.
B. I documenti dei candidati interni e i documenti dei candidati esterni (i FASCICOLI personali).
C. Il registro degli esami in doppia copia: una destinata alla segreteria dell’Istituto sede d’esame e l’altra da trasmettere all’USR competente. Tale registro contiene la trascrizione delle generalità dei candidati, della loro provenienza scolastica, dei risultati degli esami, e gli elementi relativi alla CERTIFICAZIONE prevista dall’art. 13 del Regolamento, ribadita dall’art. 21 dell’OM di quest’anno, di cui ci siamo occupati in un precedente articolo del 28 giugno.
D. Per i candidati esterni che non hanno superato l’esame di Stato e non sono in possesso di promozione o idoneità alla classe finale, viene attestata l’IDONEITA’ alla frequenza dell’ultima classe del corso di studi cui si riferisce l’esame stesso.
E. Il Presidente di commissione redige e affida al Dirigente scolastico (fuori dal plico sigillato, da mantenere agli atti della scuola) una SCHEDA in cui sono riportati i criteri adottati dalle singole classe-commissioni per l’attribuzione della lode e le motivazioni della relativa attribuzione ai singoli candidati. Una copia della scheda, in formato digitale, sarà trasmessa, per via telematica, tramite il competente USR all’Ispettore tecnico di vigilanza. Questi preparerà una relazione sull’andamento degli esami, che conterrà anche un apposito paragrafo sulle modalità di attribuzione della lode da parte delle commissioni mentre il Direttore generale dell’USR, a sua volta, invierà apposita relazione sullo svolgimento degli esami, al Direttore generale della Direzione Generale Ordinamenti Scolastici del Ministero. (Cfr. art.21, comma 11 dell’O.M.).
F. Il Presidente, se lo lo ritiene opportuno, potrà trasmettere al competente USR anche un’apposita RELAZIONE contenente osservazioni sullo svolgimento delle prove e sui livelli di apprendimento degli studenti, nonché proposte migliorative dell’esame di Stato”. (Art.21, c.10)
G. Non è più necessario trasmettere all’USR il fascicolo cartaceo del registro degli esami, in quanto lo stesso sarà disponibile agli UU.SS.RR. attraverso apposite funzioni SIDI.

NOTABENE. L’art. 25 dell’OM 37/2014 prevede la possibilità di ACCESSO AI DOCUMENTI chiusi nel plico: “Gli atti e i documenti scolastici relativi agli esami di Stato devono essere consegnati, con apposito verbale, al DS, o a chi ne fa le veci, il quale (ai sensi della L. n. 241/1990, e successive modificazioni) è responsabile della loro custodia e dell’accoglimento delle RICHIESTE DI ACCESSO e dell’eventuale apertura del plico sigillato che contiene gli atti predetti e che è custodito dallo stesso dirigente DS. In tal caso il DS, alla presenza di personale della scuola, procede all’apertura del plico stesso redigendo apposito verbale sottoscritto dai presenti, che verrà inserito nel plico stesso da sigillare immediatamente”.