Il fascicolo del personale è un dossier cartaceo all’interno del quale è raccolta e custodita tutta la documentazione riguardante il dipendente:
- dati anagrafici, fiscali e coordinate bancarie
- posizione contabile: partita di spesa fissa, posizione INPS, etc.;
- contratti di lavoro con l’amministrazione scolastica: a tempo determinato e indeterminato;
- perfezionamento dell’assunzione in servizio: assegnazione di sede definitiva, proroga del periodo di prova, conferma in ruolo, dispensa dal servizio, etc.;
- provvedimenti di mobilità: provvedimenti di utilizzazione nelle operazioni di mobilità di fatto e di trasferimento o passaggio nelle operazioni di mobilità di diritto;
- assenze: assenza per malattia, assenza per motivi di famiglia, astensione per maternità, permessi, sanzioni disciplinari etc.;
- posizioni di stato: incarichi presso altre amministrazioni, comandi, esoneri e distacchi sindacali, etc.;
- variazioni di stato giuridico: collocamento fuori ruolo, assegnazione quinquennale, cessazioni, rientri, etc.;
- domande presentate dall’interessato per la partecipazione al reclutamento, alla mobilità, a commissioni di esame; domande di cessazione, di part-time, etc.;
- provvedimenti di partecipazione alle commissioni di esame;
- partecipazioni a concorsi per il reclutamento di personale di ruolo e non di ruolo;
- curriculum professionale: titoli di studio, titoli professionali, partecipazione a di corsi di formazione e aggiornamento e relativi attestati
- scheda servizi dunque: servizi nelle scuole statali o legalmente riconosciute, servizi presso privati o università statali o enti pubblici, servizi militari o equiparati, etc.;
- decreti di ricostruzione carriera e di inquadramento;
- provvedimenti di quiescenza: pensione provvisoria e definitiva;
- domanda di riscatto: periodi trascorsi presso altre amministrazioni e riscattati ai fini contributivi e relativo provvedimento
- domanda di ricongiunzione: periodi contributivi ricongiunti nell’attuale amministrazione e relativo provvedimento
Diritto di accesso al fascicolo personale
L’art 22 della legge 141/90 stabilisce che “al fine di assicurare la trasparenza dell’attività amministrativa e di favorirne lo svolgimento imparziale è riconosciuto a chiunque vi abbia interesse diretto, concreto e attuale per la tutela di situazioni giuridicamente rilevanti il diritto di accesso ai documenti amministrativi’’. Pertanto è diritto degli interessati di richiedere, di prendere visione ed, eventualmente, ottenere copia dei documenti amministrativi, o per avere, in generale, un pronunciamento formale da parte di una Pubblica Amministrazione fondamentale per poter conoscere, ad esempio, i motivi che hanno indotto l’amministrazione a prendere un provvedimento, verificarli ed eventualmente smentirli.
Il fascicolo elettronico
In riferimento alle disposizioni contenute dal Codice dell’Amministrazione Digitale, le Pubbliche Amministrazioni a far data dal 1° gennaio 2017 devono firmare gli originali dei propri documenti esclusivamente attraverso strumenti informatici.
A questa disposizione non sfugge neanche il fascicolo del personale, per cui, nel caso di trasmissione cartacea, la stessa dovrà essere scansionata e allegata alla lettera di trasmissione redatta in forma digitale.
Gli originali cartacei, quindi, non andranno trasmessi ma conservati agli atti della scuola, dandone menzione sulla lettera di trasmissione con la dicitura “trattasi di copia informatica degli originali cartacei conservati presso l’istituzione scolastica”.
Le varie funzionalità del Sistema informativo che supportano lo svolgimento di questi processi, pertanto, contribuiscono ad alimentare, in diversa misura, il fascicolo elettronico. Al riguardo sono state messe a punto funzionalità specifiche che consentono di integrare o modificare alcuni dati del fascicolo:
- dati anagrafici, situazione familiari;
- contratti a tempo determinato e indeterminato;
- perfezionamento dell’assunzione in servizio: proroga del periodo di prova, conferma in ruolo (nodi KVCG, KVCI, KVCL);
- assenze, aspettative, permessi, congedi, astensioni (nodo KVB);
- posizioni di stato quindi incarichi, comandi, esoneri, ecc. (nodo KVB);
- domande di cessazione, di part-time;
- dichiarazione poi dei servizi e anagrafe delle professionalità;
- rettifiche di dati di ruolo attuali (nodo KMBF) e pregressi (nodo KMFC);
- estremi dei decreti e dati di registrazione (nodo KVCM);
- dati degli intestatari dei provvedimenti (nodo KVCN).
Completano il quadro le funzioni di interrogazione del Fascicolo: la posizione anagrafica (nodo KMBM), i dati di ruolo (nodo KMBD), l’intero Stato Matricolare (nodo KMFA).
