Gestione finanziaria. Programma Annuale in equilibrio tra Ptof e risorse della scuola

La nota del Ministero dell’Istruzione, prot. 25863 del 9/11/2021 ha stabilito la proroga per la predisposizione e l’approvazione del programma annuale 2022. A parte il differimento dei termini, nulla è stato mutato ai fini del corretto adempimento degli obblighi di gestione e amministrazione. Si ritiene utile farne un breve richiamo, fornendo anche alcune indicazioni per la stesura della relazione di accompagnamento e per l’utilizzo della disponibilità finanziaria da programmare.

La gestione finanziaria ed amministrativo-contabile delle istituzioni scolastiche è attualmente regolata dal DECRETO 28 agosto 2018, n. 129 “Regolamento recante istruzioni generali sulla gestione amministrativo-contabile delle istituzioni scolastiche, ai sensi dell’articolo 1, comma 143, della legge 13 luglio 2015, n. 107” (c.d. Regolamento).

Il dirigente scolastico è responsabile della gestione delle risorse finanziarie e strumentali e dei relativi risultati. che si svolge in base al programma annuale (in sigla P.A.) redatto in termini di competenza ed in coerenza con le previsioni del P.T.O.F. La gestione è riferita l’anno finanziario (in sigla A.F. oppure E.F. che sta per esercizio finanziario) che comincia il 1° gennaio e termina il 31 dicembre dello stesso anno.

Il P.A. si presenta come:

1. un modello flessibile, la cui struttura varia secondo le scuole ed i relativi progetti;
2. un documento delle intenzioni e dei progetti (spese aggregate per finalità);
3. uno strumento operativo strettamente dipendente nei tempi dal P.T.O.F.

Il P.A. è al servizio del P.T.O.F., questo rapporto di dipendenza condiziona anche il piano dell’offerta, in quanto occorre dichiarare fin dall’inizio quali sono le risorse allocate ad ogni singola iniziativa: la gestione che ne risulta è snella, condotta dal dirigente senza più consultare l’organo collegiale, ma la fase di programmazione deve essere attenta e puntuale.

Come procedere

Il consiglio di istituto – nel momento in cui fissa i criteri generali per il P.T.O.F. (prima che il collegio dei docenti lo elabori) – precisa i criteri di indirizzo ed i vincoli operativi:

1. qual è la somma complessiva disponibile per progetti ed attività diversi da quelli obbligatori;
2. che ogni progetto, per essere approvato ed inserito nel P.T.O.F., deve recare obbligatoriamente l’indicazione dei tempi, dei costi, delle risorse richieste e delle verifiche – in itinere e finali – circa il raggiungimento degli obiettivi.

In definitiva, il collegio dei docenti individua le attività ed i progetti da attuare, ma deve indicarne esattamente le condizioni operative.

Definito il P.T.O.F. occorre analizzarne i contenuti per i progetti ed attività che richiedono risorse finanziarie. Per ciascuno di essi – facendo riferimento anche all’esperienza degli anni passati e con l’aiuto del direttore SGA – si individuerà il costo prevedibile, comprensivo di ogni voce prevista dalle schede finanziarie del P.A.

Possono darsi due situazioni:

1. Il totale dei progetti e delle attività è compatibile con le risorse finanziarie disponibili.

Si compila per ognuno di essi la corrispondente scheda finanziaria e li si inserisce nel programma. Le risorse non utilizzate possono confluire, in seguito ad opportune valutazioni, o fra le attività generali (funzionamento amministrativo, funzionamento didattico, spese di investimento, etc…) oppure sotto la voce Z01 (disponibilità finanziaria da programmare).

• Il totale dei progetti e delle attività supera le risorse disponibili.

Se lo scostamento è lieve, si possono procedere con piccoli aggiustamenti sulle singole voci, oppure riducendo dell’importo corrispondente il fondo di riserva, che di norma è pari al 5% della dotazione finanziaria ordinaria. Se lo scostamento è importante, si può:

1. rinunciare ad alcuni progetti, in base a valutazioni di rilevanza didattica o strategica per l’istituto;
2. trasformare alcuni progetti – sulla base della loro natura e delle loro finalità – in progetti pluriennali, ripartendo l’onere su più esercizi finanziari;
3. modificare uno o più progetti, riducendone le spese, variando gli obiettivi, l’ampiezza quantitativa, la durata, o altri parametri.

Ciascuna di queste scelte equivale ad una modifica – più o meno rilevante – del P.T.O.F., che il dirigente scolastico non è legittimato ad operare da solo. Deve quindi proporle in collegio docenti ed in consiglio di istituto per far approvare una proposta di variazione che rispetti i vincoli.

Un possibile percorso operativo

Alla luce di quanto scritto, viene presentata un’ipotesi di percorso operativo per la redazione del P.A.:

1. valutare, con il direttore SGA, le risorse disponibili per l’insieme delle attività e dei progetti, dedotte le attività obbligatorie;
2. comunicare le risorse al consiglio di istituto come criterio generale da indicare al collegio dei docenti per l’elaborazione del P.T.O.F., unitamente all’obbligatorietà di indicare analiticamente per ogni progetto: tempi di realizzazione, risorse necessarie, costi finanziari complessivi, verifiche intermedie e finali e relativi risultati attesi;
3. verificare, anche attraverso il docente funzione strumentale, che il collegio – o le sue commissioni – rispetti i vincoli generali indicati dal consiglio;
4. individuare, tramite gli organi collegiali, gli acquisti in conto capitale e quantificarne le risorse necessarie (diminuendo la disponibilità complessiva per progetti ed attività);
5. conoscere, tramite il direttore SGA, l’ammontare dell’avanzo di amministrazione presunto, con l’indicazione di quanto effettivamente disponibile e di quanto subordinato al verificarsi di entrate accertate ma non ancora riscosse (residui attivi);
6. conoscere, tramite il direttore SGA, l’elenco delle attività obbligatorie di funzionamento amministrativo con l’indicazione dei relativi costi e definizione dei costi minimi richiesti per le attività di funzionamento didattico;
7. predisporre il programma annuale, in collaborazione con il direttore SGA, attribuendo a ciascun progetto o attività le risorse necessarie e completarlo, attraverso il direttore SGA, con la compilazione dei diversi modelli ed allegati (situazione finanziaria, schede finanziarie, ecc.);
8. predisporre, entro il 30 novembre dell’anno precedente a quello di riferimento, in collaborazione con la Giunta Esecutiva, la relazione accompagnatoria al programma ed entro al stessa data inviare il P.A., con gli allegati, al Collegio dei Revisori dei Conti per la formulazione del previsto parere;
9. presentare, entro il 31 dicembre dell’anno precedente a quello di riferimento, il programma annuale al consiglio di istituto per la sua discussione ed approvazione, anche nel caso di mancata acquisizione del predetto parere dei revisori dei conti entro la data fissata per la deliberazione stessa;
10. pubblicazione del P.A., entro 15 giorni dall’approvazione, nel Portale unico dei dati della scuola, nonché nel sito internet di ciascuna istituzione scolastica, sezione amministrazione trasparente;
11. inizio della gestione corrente dal primo gennaio dell’anno di riferimento, in caso di risorse gravemente insufficienti, mettere a punto un’ipotesi di revisione del P.T.O.F. e rimetterla all’approvazione agli organi collegiali competenti;
12. verifica al 30 giugno, in consiglio di istituto, dello stato di attuazione del P.A. ed eventuali rettifiche;
13. eventuali variazioni al P.A. in corso d’opera.