Legittimità della liberatoria per la pubblicazione di immagini e video degli studenti al momento dell’iscrizione

Riceviamo e pubblichiamo una sintesi delle norme per la liberatoria per la pubblicazione delle immagini degli alunni al momento dell’iscrizione a cura del Dott. Pier Giorgio Galli.

Come ogni anno, al momento delle iscrizioni, ritorna la questione se sia legittimo ottenere una “liberatoria” generale per la pubblicazione di immagini e riprese audio/video degli alunni a valere per l’intero anno scolastico.

Facciamo il punto:

1. il trattamento di immagini, riprese audio/video dove gli studenti non sono riconoscibili (es. alunni di spalle, volti pixellati, podcast con voce alterata, ecc.) non rientra nella disciplina della privacy [1]. In questo caso le immagini e le riprese audio/video sono liberamente pubblicabili.
2. Il trattamento di immagini, riprese audio/video dove gli studenti sono riconoscibili rientra nella disciplina della privacy [2]. In questo caso:

• la scuola non chiede il consenso per la pubblicazione quando la diffusione è necessaria per l’esecuzione di un interesse pubblico o connesso all’esercizio di pubblici poteri di cui è investita la scuola [3] ovvero, enunciando il principio in altri termini, quando la pubblicazione avviene per il perseguimento delle funzioni istituzionali necessarie per assicurare il diritto all’istruzione e alla formazione attraverso l’erogazione dell’attività didattica [4]. I dati oggetto di pubblicazione, altresì, devono essere “adeguati, pertinenti e limitati” rispetto alle finalità istituzionali perseguite [5];
• la scuola chiede il consenso per la pubblicazione quando la diffusione non avviene per finalità istituzionali.

3. L’eventuale richiesta del consenso per la pubblicazione di immagini/video può avvenire solo dopo aver fornito agli interessati l’informativa [6]. L’informativa deve sempre specificare [7]:

• i dati di contatto del titolare ovvero del Dirigente Scolastico;
• i dati di contatto del DPO;
• finalità e base giuridica del trattamento;
• qual è il suo legittimo interesse, se quest’ultimo costituisce la base giuridica del trattamento;
• eventuali destinatari o categorie di destinatari;
• se trasferisce i dati personali in Paesi terzi e, in caso affermativo, attraverso quali strumenti.
• il periodo di conservazione dei dati o i criteri seguiti per stabilire tale periodo;
• la possibilità di revocare in qualsiasi momento il consenso al trattamento;
• l’esistenza del diritto per l’interessato di chiedere l’accesso ai dati personali che lo riguardano, la rettifica, la cancellazione, la limitazione del trattamento o di opporsi allo stesso, nonché il diritto alla portabilità dei dati;
• il diritto di presentare un reclamo a un’Autorità di controllo, che in Italia è il Garante per la protezione dei dati personali.

Il punto 2, tuttavia, lascia aperte più questioni in ordine all’individuazione delle finalità istituzionali e all’organizzazione dell’eventuale raccolta del consenso. Con le domande e le risposte che seguono si cercherà di fornire alcuni chiarimenti.

1. Come è possibile individuare quando la pubblicazione delle immagini e/o delle riprese video degli studenti rientra tra le finalità istituzionali?

Non abbiamo, purtroppo, una pronuncia del Garante o del Ministero che cataloga quali siano le pubblicazioni di immagini, riprese audio/video di alunni necessarie per il perseguimento delle funzioni istituzionali.

Si ritiene che un modo efficace per individuare i trattamenti per il perseguimento delle funzioni istituzionali sia dichiarare la necessità della pubblicazione delle immagini/video nel PTOF, con le seguenti ulteriori precisazioni:

a. la dichiarazione deve essere incardinata e motivata per ogni progetto dove è ravvisata la necessità della pubblicazione;

b. la dichiarazione deve indicare:

• i contenuti che saranno diffusi (es. dati anagrafici, immagini, podcast, video);
• i mezzi che saranno utilizzati per diffondere i contenuti (sito e profili social della scuola, ecc.);
• la durata della pubblicazione (un anno, due anni, ecc.).

Di certo occorre essere prudenti, una volta dichiarata necessaria la pubblicazione delle immagini/video degli studenti, la pubblicazione assume per la scuola il carattere di obbligatorietà anche contro la volontà dei genitori!

2. Nel caso in cui non è dichiarata nel PTOF la necessità di pubblicazioni di immagini/video per finalità istituzionali, è possibile ottenere il consenso alle pubblicazioni al momento dell’iscrizione a valere per l’intero anno scolastico senza fornire tutte le notizie previste nell’informativa ai sensi dell’art. 13 GDPR?

A parere di chi scrive non è lecita la richiesta di un consenso generale al momento dell’iscrizione a valere per l’intero anno scolastico senza fornire, per ogni azione didattica o promozionale che si intende documentare e pubblicare, tutte le notizie previste nell’informativa. Il consenso, infatti deve essere, in tutti i casi, libero, specifico, informato e inequivocabile[8].

È certamente possibile organizzare una richiesta del consenso unica al momento dell’iscrizione dove per semplicità alcune notizie possono essere schematizzate in forma tabellare come nell’esempio che segue:

[1] Art. 4, c. 2, GDPR 679/2016

[2] idem

[3] Art. 6, c. 1, lett. e, GDPR 679/2016

[4] Pag. 8, “La scuola a prova di privacy ed. 2023”, https://www.garanteprivacy.it/home/docweb/-/docweb-display/docweb/9887111

[5] Pag. 46, “La scuola a prova di privacy ed. 2023”, https://www.garanteprivacy.it/home/docweb/-/docweb-display/docweb/9887111

[6] Art. 13, GDPR 679/2016

[7] Pag. 11, “Guida all’applicazione del GDPR edizione 2023”, https://www.gpdp.it/web/guest/home/docweb/-/docweb-display/docweb/6807118   

[8] Pag. 6, “Guida all’applicazione del GDPR edizione 2023”, https://www.gpdp.it/web/guest/home/docweb/-/docweb-display/docweb/6807118