Pec, protocollo informatico ed albo pretorio nelle scuole

Con le norme sull’amministrazione digitale e la sostituzione dei documenti cartacei in documenti digitali le scuole dovrebbero adeguarsi, in quanto Pubbliche Amministrazioni, alle procedure previste dal codice dell’amministrazione digitale – D.lgs. n. 82/2005 e successive modificazioni ed integrazioni, in vigore dal 1° gennaio 2006.

Ma in questi 10 anni si sono adeguate?

Sembrerebbe che la maggior parte delle scuole rediga ancora atti e documenti in formato cartaceo per quasi la totalità dei procedimenti amministrativi interni ed esterni alla scuola.

Senza addentrarci troppo nel complesso ed insidioso mondo della norma amministrativa, pensiamo alla semplicissima fruizione dei permessi da parte del personale scolastico, oppure agli atti e procedimenti del contenzioso.

Nella gestione di questi procedimenti, visto che possono essere oggetto di vertenza legale, l’Amministrazione scolastica che omette in toto o in parte di adeguarsi alla norma sulla digitalizzazione e/o trasmissione di atti e documenti, potrebbe addentrarsi su danteschi sentieri.

Infatti, gli atti redatti, e/o trasmessi dalla Pubblica Amministrazione non conformi alla normativa vigente in materia di amministrazione digitale, possono facilmente essere annullati dall’autorità giudiziaria per gravi vizi di forma e procedurali, con l’unico risultato di far scaturire altresì l’insorgenza di responsabilità dirigenziale e disciplinare in capo al responsabile del procedimento amministrativo, nel caso di specie, in capo al dirigente scolastico.

Per quanto attiene alla Pec – posta elettronica certificata, il D.L. n. 185 del 29/11/2008, ne ha reso obbligatorio l’uso da parte delle pubbliche amministrazioni, che hanno l’onere di dotarsi di casella Pec e utilizzarla per tutte le comunicazioni amministrative, avendo la medesima valenza legale di una raccomandata A.R.

Anche in questo caso, pare che nella maggior parte delle scuole, quest’utilissimo strumento di comunicazione viene usato (alla meno peggio) in modo molto sporadico ed occasionale.

Solo negli ultimi due anni scolastici, e solo ad inizio anno scolastico, sembrerebbe si stia assistendo ad un flebile ma pedestre utilizzo della Pec da parte delle scuole per la richiesta di disponibilità ad accettare le supplenze, rivolta agli aspiranti docenti ed Ata.

Ricordiamo che la gestione della Pec per la pubblica amministrazione non è proprio come una casella e-mail tradizionale, infatti, ad ogni Pec ricevuta, la scuola avrebbe l’obbligo, “intanto di leggerla” e poi dovrebbe rilasciare una ricevuta di protocollo informatico (che consiste in un file pdf generato automaticamente e recante l’indicazione del numero di protocollo e della data, il nome della scuola, l’oggetto, la mail del mittente ed il nome dell’operatore di protocollo della scuola) cosa del tutto sconosciuta a buona parte degli uffici amministrativi scolastici, ormai quasi deserti, grazie ai continui tagli di personale che aumentano anno dopo anno.

Infatti, al di là del periodo suddetto per le convocazione dei supplenti, dove comunque le scuole non rilasciano nessun protocollo informatico ai supplenti che rispondo alle richieste di disponibilità o scrivono per avere chiarimenti; parrebbe addirittura che le Pec non vengano neppure lette dal personale di segreteria, altro che ricevuta di protocollo informatico.

Sembra invece, che nelle segreterie, con buona pace del legislatore, è ancora in voga l’uso del fax, nonostante sia stato abolito da due anni a questa parte con la legge n.. 98/2013; una situazione insomma, che qualcuno non esiterebbe a definire “fantozziana”.

Dulcis in fundo, l’albo pretorio, che dal 1° gennaio 2011 con la legge n. 69/2009, deve essere pubblicato sul sito internet della scuola.

Premesso che ad oggi esistono ancora scuole che non possiedono un sito internet, parrebbe che le poche che hanno creato lo spazio web per l’albo pretorio sul proprio sito, pubblichino solo documenti a libero piacimento del dirigente scolastico o del personale amministrativo, senza rispettare la norma prescrittiva che detta alla lettera i documenti e gli atti da rendere noti.

Per fare solo un esempio, dalle cronache degli ultimi anni sembra sia emerso che, tra i tanti, uno degli atti di cui spesso viene omessa la pubblicazione all’albo pretorio on-line, sia proprio il contratto di lavoro dei supplenti.

Nonostante la norma preveda la pubblicazione all’albo di tutti i contratti di lavoro per almeno quindici giorni successivi alla stipula, ci si chiede il perché di questa comune e diffusa predilezione.