Con la nota prot. 10703 del 9 settembre 2016 il Miur ha fornito indicazioni in merito alle operazioni da compiere per la alla chiusura del periodo di Programmazione PON 2007-2013, l’archiviazione e la conservazione della documentazione.
In particolare il Ministero ricorda che, a conclusione della Programmazione, l’Autorità di Gestione sta procedendo con gli ultimi controlli di primo livello e l’autorità di Audit, nel contempo, prosegue nella verifica di secondo livello che si potrà concludere al massimo entro il 31 marzo 2017. Inoltre, è necessario assicurare che tutti i documenti giustificativi relativi alle spese e alle verifiche del programma operativo in questione siano tenuti a disposizione della Commissione e della Corte dei conti europea per i tre anni successivi alla chiusura del programma operativo.
Il Miur ha precisato, a tale proposito, che la decorrenza dei tre anni inizia a partire dalla data di pagamento del saldo finale definito dalla Commissione in base ai documenti presentati dall’Autorità di Gestione. Quindi, sarà l’Autorità di gestione a comunicare alle scuole la data del pagamento del saldo finale da parte della Commissione. Cautelativamente, si può prevedere che i controlli sopra citati potranno avvenire almeno fino al 31/12/2020. Gli Uffici Scolastici Regionali, dovranno mantenere agli atti la documentazione inerente i progetti pervenuti nell’attuazione delle varie procedure, la documentazione relativa alla valutazione degli stessi, la corrispondenza pertinente e le graduatorie.
Le istituzioni scolastiche avranno cura di mantenere tutta la documentazione procedurale, attuativa e contabile relativa ai singoli progetti.
È inoltre responsabilità delle scuole garantire la regolarità della gestione e degli adempimenti amministrativo-contabili, oltre la conservazione degli atti che devono assicurare almeno fino alle scadenze soprarichiamate. Pertanto, in caso di avvicendamento negli incarichi, è necessario che vi sia il passaggio di consegna e che il Dirigente Scolastico e il Direttore dei Servizi Generali e Amministrativi accertino la presenza e della documentazione dei singoli Piani Integrati/Progetti già realizzati e, successivamente, provvedano responsabilmente alla conservazione di tutta la documentazione gestionale e amministrativo – contabile FSE e FESR relativa a tutte le attività realizzate nel corso della programmazione 2007/2013, nonché facilitare i suddetti controlli. Questo perché l’assenza della documentazione comporterà la non ammissibilità della spesa con la conseguente richiesta di restituzione degli importi alle Istituzioni scolastiche inadempienti e la corrispondente perdita delle risorse comunitarie. Ma non è tutto: tale inadempienza comporterà anche l’esclusione della scuola dalle opportunità offerte con la nuova programmazione 2014/2020.
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