L’uso del registro elettronico è una questione molto delicata e l’accesso deve essere riservato esclusivamente al docente responsabile delle classi e non può in nessun modo essere concesso l’utilizzo agli studenti o a persone estranee alla scuola. Nemmeno il personale Ata potrebbe entrare dentro le pagine del registro elettronico per visionare i dati inseriti dai docenti, come per esempio voti, assenze e annotazioni disciplinari. Eppure questi documenti elettronici, troppo spesso vengono utilizzati da persone non autorizzate in modo illegittimo e addirittura illecito.
Illecito l’uso non autorizzato del registro elettronico
C’è da sottolineare che nel registro elettronico vengono riportati alcuni dati, come le assenze, le giustificazioni delle assenze da parte dei genitori, i voti delle verifiche, le note disciplinari degli studenti, che dovrebbero essere tutelate dal diritto alla privacy. i dati personali degli studenti non possono essere messi a conoscenza di soggetti diversi da coloro che sono parte del rapporto di lavoro e che non siano legittimati a trattare i medesimi dati, in qualità di personale autorizzato.
Compie un illecito il docente che fa gestire il proprio registro elettronico ad alcuni alunni, consentendo allo studente X di potere navigare all’interno dell’area riservata al docente, per aggiornare le assenze, controllare le giustificazioni dei genitori e fare tante altre operazioni.
Regolamenti di Istituto su uso Registro Elettronico
Le scuole dovrebbero essere dotate da precisi “regolamenti” sull’utilizzo del Registro elettronico. In tali regolamenti deve essere scritto che l’utilizzo di tale strumento è riservato esclusivamente al docente e deve essere ricordato che il registro elettronico gestisce dati personali riguardanti gli studenti (assenze, ritardi, uscite, giustificazioni, voti, note disciplinari, ecc.), dati che sono soggetti alle norme che tutelano la privacy.
I voti dei docenti inseriti nel Registro Elettronico sono consultabili dal Docente che li ha assegnati, dal Coordinatore di classe, dal Dirigente Scolastico e dai Genitori dello studente interessato. Le assenze, i ritardi, le uscite, le giustificazioni, le note disciplinari e le comunicazioni con le famiglie sono consultabili anche da tutti i Docenti del Consiglio di Classe.
La compilazione del registro elettronico spetta esclusivamente al docente presente in aula. Per nessun motivo si possono delegare colleghi, alunni o altre persone a tale mansione.
Registro online obbligatorio se deliberato da Collegio
L’utilizzo del registro elettronico da parte dei docenti delle scuole in sostituzione del vecchio registro cartaceo non è obbligatorio per legge finquando non verrà approvato, dal Garante per la privacy, il piano di dematerializzazione. È utile sottolineare il fatto che, anche se la legge 135/2012, all’art.7, commi 27 e 31, lega l’obbligo del registro elettronico al vincolo dell’adozione del suddetto piano di dematerializzazione, sono tantissime le scuole che hanno deliberato ugualmente, attraverso i loro Collegi dei docenti, l’adozione del registro elettronico di classe e personale del docente.
Quindi è importante sapere che se il Collegio dei docenti ha deliberato il registro elettronico come unico sistema di rilevazione delle presenze e assenze degli studenti, di annotazioni del diario di classe, in cui si segnalano ritardi e uscite anticipate degli alunni, argomenti delle lezioni, compiti assegnati per casa, letture delle circolari, note disciplinari, valutazioni delle prove scritte e di quelle orali, esiste, da parte di tutti i docenti, l’obbligo di compilazione in tempo reale e in tutte le sue parti sia del registro di classe e sia del registro personale dell’insegnante. La compilazione di questo strumento digitale deve essere fatto esclusivamente dal docente autorizzato e non può essere delegato ad altre persone estranee e comunque non autorizzate dalla scuola.
Alla prima ora di lezione e, durante tutta la giornata scolastica, a qualsiasi cambio di ora, il docente ha il dovere di aggiornare in tempo reale il registro elettronico di classe e quello personale della materia dell’insegnante.
Registro è un atto Amministrativo ufficiale
Non è consentito dalla legge firmare e compilare il registro elettronico prima o addirittura dopo la lezione, in quanto la firma sul registro di classe è un atto amministrativo ufficiale che fa parte degli obblighi di servizio dei docenti, e che quindi deve poter essere espletato in classe durante l’ora di lezione.
In buona sostanza il docente deve firmare digitalmente, registrare le assenze degli alunni, mettere i voti delle valutazioni scritte e orali in tempo reale, compilando il registro di classe e quello personale della materia, proprio per il fatto che la legge impone al pubblico ufficiale, nell’esercizio delle sue funzioni, di documentare tempestivamente i fatti e gli atti, che nel caso dell’insegnante sono quelli che accadono nella classe durante la lezione.
I docenti che non compilano il registro online in tempo reale, ma annotano nella loro agenda personale l’attività svolta durante la lezione, comprese le assenze e la giustificazione delle assenza o dei ritardi, pensando di caricare i dati sul registro online in un secondo momento, commettono un errore procedurale, scusabile soltanto se la scuola non è attrezzata di una linea internet sempre funzionante o se la scuola non fornisce ai docenti il pc o il tablet per potere collegarsi al registro online.
Per i docenti che vengono scoperti a non compilare il registro elettronico in tempo reale può scattare la sanzione disciplinare che nei casi più gravi può sconfinare ad essere un reato del codice penale, in quanto, come abbiamo detto il registro di classe è un atto amministrativo ufficiale da tenere aggiornato in tempo reale.
