Registro elettronico usato nelle scuole, bisogna avere i documenti in regola rispetto la privacy e il trattamento dei dati personali

L’utilizzo dei registri elettronici nelle scuole e di qualsiasi altra piattaforma digitale, oltre ad essere strumenti digitali utilizzati secondo dettagliati regolamenti redatti dai dirigenti scolastici e deliberati dai Consigli di Istituto delle scuole, dovranno essere strumenti adeguatamente supportati da una documentazione riferita alla sicurezza digitale, alla privacy e alla tutela dei dati personali.

Garante della privacy e Guardia di Finanza

Con un provvedimento del Garante per la protezione dei Dati Personali, datato 29 dicembre 2023, si era dato il via ad un’attività ispettiva, anche per mezzo della Guardia di finanza, limitatamente al periodo gennaio-luglio 2024, per il controllo gli accertamenti in ordine ai trattamenti di dati personali svolti presso gli istituti scolastici attraverso le “piattaforme di registro elettronico e suite digitali”.

Tali accertamenti continueranno ad essere fatti anche per l’anno scolastico 2024/2025, con lo scopo di tutelare i dati personali degli studenti, ma anche di tutto il personale scolastico.

Documenti necessari per il Registro elettronico

Per evitare spiacevoli sorprese e quindi non farsi trovare in difetto rispetto l’utilizzo di una piattaforma digitale come il registro elettronico è necessari che la scuola sia in possesso di alcuni documenti fondamentali per la sicurezza digitale. Questi documenti sono:

• Nomina del fornitore quale responsabile del trattamento, ex art. 28 del GDPR;
• Documentazione relativa alle misure di sicurezza tecniche e organizzative adottate dal fornitore;
• Informativa privacy relativa al trattamento dei dati degli alunni e del personale scolastico.

La scuola all’inizio di ogni anno scolastico dovrebbe fornire alle famiglie degli studenti, ai docenti e a tutto il personale scolastico, una chiara e trasparente informazione di chi sia il responsabile del trattamento dei dati personali gestiti dal fornitore esterno che è proprietario della piattaforma digitale e che comunque tratta migliaia di dati personali. Inoltre il fornitore, attraverso un contratto dettagliato stipulato con la scuola, deve garantire l’uso limitato dei dati e la finalità del loro utilizzo.