Regolamento per l’accesso ai documenti amministrativi presso l’Inpdap
Il diritto di accesso ha per oggetto i documenti amministrativi, compresi i documenti elettronici conservati in banche dati, concernenti attività di pubblico interesseposte in essere dall’Istituto.
Le modalità di esercizio del diritto di accesso ai documenti amministrativi presso l’Inpdap sono contenute in un apposito Regolamento, pubblicato nella Gazzetta Ufficiale n. 79 del 6 aprile 2010, con il quale sono anche definite le ipotesi di differimento e di esclusione dell’accesso.
Ai fini dell’ammissibilità dell’istanza di accesso, il richiedente dovrà indicare la propria identità tramite esibizione di un documento di riconoscimento in corso di validità o mediante allegazione di copia di un documento di riconoscimento firmato, gli estremi del documento ovvero i dati che consentano di individuare il documento amministrativo al quale chiede di accedere, la motivazione della richiesta specificando e, qualora sia necessario, comprovando l’interesse diretto, concreto e attuale, corrispondente ad una situazione giuridicamente tutelata, che giustifica la richiesta e il collegamento tra tale situazione e il documento al quale si chiede di accedere.
La richiesta può essere presentata via posta, mediante fax, per via telematica (qualora tale modalità consenta la concreta identificazione del richiedente) oppure personalmente presso la sede Inpdap competente a formare il documento o a detenerlo stabilmente.
La richiesta di accesso può essere avanzata anche verbalmente in via informale, ma, qualoranon sia possibile l’accoglimento immediato della richiesta presentata con questa modalità, il richiedente sarà inviato a presentare istanza di accesso formale. Analogamente accade se esistono controinteressati.
Nei casi in cui la richiesta di accesso sia irregolare o incompleta, il responsabile del procedimento ne darà immediata comunicazione al richiedente o lo informerà tramite raccomandata con avviso di ricevimento o con altro mezzo idoneo a comprovarne la ricezione, entro dieci giorni dalla presentazione. In tal caso il termine del procedimento ricomincia a decorrere dalla presentazione della richiesta corretta.
Inoltre, se emerge l’esistenza di controinteressati, che dall’esercizio dell’accesso vedrebbero compromesso il proprio diritto alla riservatezza, il responsabile del procedimento deve darne comunicazione agli stessi mediante l’invio di copia della richiesta tramite raccomandata con avviso di ricevimento o per via telematica, qualora tale modalità consenta l’effettiva identificazione del destinatario,
I controinteressati avranno tempo dieci giorni dalla ricezione della comunicazione per presentare motivata opposizione alla richiesta di accesso. Decorso tale termine e accertata la ricezione della comunicazione, l’unità organizzativa provvede alla richiesta.
Nell’atto di accoglimento della richiesta sono indicati l’unità organizzativa presso la quale è possibile visionare il documento o estrarne copia ed il periodo di tempo, non inferiore a quindici giorni, per esercitare il diritto di accesso, l’orario di apertura della struttura, i costi di riproduzione in caso di estrazione di copia (costo di riproduzione: € 0,20 per facciata; costo di spedizione a mezzo telefax: € 0,30 per facciata) e le relative modalità di pagamento (in contanti, tramite assegno bancario non trasferibile intestato all’Istituto, tramite bollettino di conto corrente postale oppure bonifico bancario).
Il termine massimo per la conclusione del procedimento di accesso è fissato in trenta giorni decorrenti dalla presentazione della richiesta all’unità organizzativa competente o dalla ricezione della medesima nell’ipotesi in cui l’istanza sia stata presentata ad altra struttura.
Può essere anche disposto il differimento motivato dell’accesso, ad esempionel caso di verbali di visite ispettive, informative e rapporti redatti nell’ambito di attività di vigilanza e controllo, oppure di documenti relativi alle procedure di gara.
Sono, infine, esclusi dall’accesso documenti contenenti dati sensibili o giudiziari, qualora l’accesso non sia strettamente indispensabile, e in caso di dati idonei a rivelare lo stato di salute e la vita sessuale, oltre ai documenti relativi a procedure conciliative o arbitrali, fatto salvo diritto di accedervi per curare o difendere i propri interessi giuridici.