Viaggio di Istruzione all’estero, i consigli di InMalta

L’anno scolastico è ormai a regime e si parla di viaggi di istruzione, di gite scolastiche, di stage linguistici all’estero. All’interno di questo e dei successivi appuntamenti, daremo alcuni riferimenti normativi ed alcuni consigli per ottimizzare i costi senza abbassare la qualità delle esperienze.

Un pacchetto turistico è, per definizione, una vendita che comprende almeno due tipi di servizi turistici per uno stesso viaggio, ad esempio il trasporto di passeggeri e l’alloggio. E’ l’articolo 33 del Codice del Turismo che stabilisce ciò. La vendita dei pacchetti turistici, quindi anche di un viaggio di istruzione, può essere effettuata esclusivamente da agenzie viaggi, per le quali è obbligatorio il possesso della licenza, la presenza di un direttore tecnico responsabile, l’adesione ad un fondo di garanzia e numerosi altri adempimenti a tutela dei viaggiatori e, nel nostro caso, di studenti e docenti. Normalmente l’agenzia viaggi rivende un pacchetto organizzato da un tour operator. Non si tratta di una differenza di poco conto, infatti le responsabilità (anche quelle legali, penali e fiscali) sono ben differenti tra i due soggetti. L’agenzia viaggi, semplificando, qualora si occupi solo della vendita e questo avviene nella quasi totalità dei casi, ha responsabilità limitate rispetto a quelle in capo al tour operator.

L’organizzazione di un viaggio di istruzione all’estero, che normativamente è un pacchetto turistico in base al Codice del Turismo Italiano e alle Direttive UE sui Pacchetti Turistici, dal momento che include sempre il viaggio e l’alloggio, non può quindi essere effettuata da Istituti Scolastici, da associazioni, da genitori o docenti. I riferimenti normativi sull’organizzazione dei viaggi di istruzione si sono succeduti negli ultimi 28 anni, dalla pubblicazione della Circolare Ministeriale n. 623 del 2 Ottobre 1996, ma nel frattempo è cambiato anche il codice del turismo. Il DL n. 79 del 23 Maggio 2011, con le successive modifiche all’interno del DL n. 62 del 21 Maggio 2018, disciplina l’organizzazione e l’esecuzione di un pacchetto turistico, quindi anche di un viaggio di istruzione all’estero o di uno stage linguistico.

Siamo InMalta e siamo un tour operator italiano specializzato nell’organizzazione di viaggi di istruzione e stage linguistici Malta. Operiamo, da 14 anni, sia in Italia sia a Malta dove abbiamo sede ed organizzazione stabile: ci occupiamo solo della destinazione Malta, ma i riferimenti normativi ed i consigli all’interno di questo e dei successivi articoli, sono applicabili a qualunque destinazione e sono validi qualunque sia l’agenzia viaggi o il tour operator al quale sceglierete di affidarvi: è infatti un obbligo, come abbiamo chiarito in precedenza.

Iniziamo sfatando un “mito”: un docente può organizzare un gruppo di studenti da accompagnare all’estero? No. Se lo fa esercita abusivamente una competenza che è prerogativa degli agenti di viaggio ed ancor più dei direttori tecnici. Un docente può rivendere un pacchetto turistico o uno stage linguistico all’estero? No. Un docente può solo consigliare di acquistare il pacchetto presso un’agenzia viaggi o un tour operator e, volendo, può proporsi, all’agenzia viaggi o al tour operator, come accompagnatore: se, per ciò, riceve un compenso, ha l’obbligo di dichiararlo.

Sfatiamo un altro “mito”: un Istituto può organizzare un viaggio di istruzione o uno stage linguistico all’estero? No. Per gli stessi motivi. Se desidera acquistare un viaggio di istruzione o uno stage linguistico può rivolgersi ad un’agenzia viaggi, se desidera organizzare un viaggio di istruzione o uno stage linguistico può rivolgersi ad un tour operator. Il mancato rispetto del Codice del Turismo e la non applicazione della normativa sull’organizzazione, espongono studenti, docenti e dirigenti a rischi elevati in fase di esecuzione ma, ancor prima, ad una gestione non ottimale dell’esperienza sotto ogni aspetto, anche relativamente all’aspetto economico.

Perché un docente non può esercitare il ruolo di organizzatore e perché la figura di un direttore tecnico è estremamente differente dal docente responsabile dei viaggi di istruzione all’estero, degli stage linguistici, dei PCTO?

Il decreto del Ministro del Turismo 1432/2021, quindi veramente recente, definisce il direttore tecnico di agenzia di viaggio e turismo come colui al quale spetta la responsabilità tecnica dell’agenzia di viaggio e turismo e gli attribuisce le seguenti funzioni: assolve alle funzioni di natura tecnico specialistica concernenti la produzione, l’organizzazione e l’intermediazione di viaggi e di altri prodotti turistici; sovraintende alle attività aziendali, ne cura l’organizzazione, la programmazione e la promozione, gestendo le risorse umane. Per esercitare tale professione in Italia, all’interno di una agenzia viaggi o di un tour operator, soggetti giuridici obbligati ad avere questa figura all’interno dell’organico, oppure per esercitare la professione come professionista esterno, è necessaria l’abilitazione ottenuta a seguito di esami regionali e valida sull’intero territorio italiano.

Il direttore tecnico, con il quale l’Istituto Scolastico dovrebbe entrare in contatto per l’organizzazione, non è un “consulente viaggi”, ma è la figura professionale che ha la maggior responsabilità e competenza nell’organizzazione. Il direttore tecnico ha l’obbligo di gestire le risorse umane dell’agenzia, pertanto qualora l’Istituto Scolastico abbia la necessità di relazionarsi con personale differente dell’agenzia rispetto a tale figura professionale, ad esempio perché più specializzato su una determinata destinazione, il consulente o l’organizzatore, all’interno di un’agenzia viaggi o di un tour operator, risponde comunque al direttore tecnico.

Chiarita la normativa in materia di organizzazione e la funzione del direttore tecnico, esaminiamo sommariamente i servizi all’interno di un viaggio di istruzione o di uno stage linguistico. Alcuni servizi sono necessari, altri complementari. Un pacchetto all’estero è composto necessariamente dal viaggio a/r verso e dal paese di destinazione (in genere in aereo ma non necessariamente) che può essere preceduto/seguito dal viaggio (in genere in pullman ma non necessariamente) verso e dall’aeroporto, qualora non siano i genitori ad accompagnarli. Il pacchetto è composto dal trasferimento a/r dall’aeroporto di arrivo, nel paese di destinazione, all’alloggio e viceversa. Un viaggio di istruzione o uno stage linguistico include necessariamente l’alloggio, che può essere in resort, in hotel, in campus studenteschi, in famiglie ospitanti. Il pacchetto deve includere necessariamente il vitto: colazione, pranzo e cena. Un viaggio di istruzione include necessariamente gli spostamenti a/r dall’alloggio ai luoghi da visitare, dovrebbe includere tutti gli ingressi che possano rendere l’esperienza più completa e, qualora previste, visite curate da guide turistiche abilitate secondo la normativa del paese di destinazione. I viaggi di istruzione possono e dovrebbero includere esperienze di turismo attivo, in modo da coinvolgere gli studenti entusiasmandoli. Uno stage linguistico include lo spostamento a/r dall’alloggio all’Istituto Scolastico che eroga la formazione, salvo che alloggio e scuola siano nello stesso edificio o nello stesso complesso. Include l’utilizzo delle aule nel rispetto delle normative locali e la docenza. Tutti i viaggi dovrebbero includere una o più polizze assicurative a tutela degli studenti, dei docenti accompagnatori, dell’Istituto committente, dell’agenzia di viaggio e del tour operator.

Ognuna di queste voci, alcune necessarie altre complementari, alcune riferite all’intero viaggio (ad esempio i voli in aereo), altre riferite ai singoli giorni (ad esempio l’alloggio, il vitto, le visite, le polizze) ha un costo differente in base alla qualità del servizio, a come viene erogato, alla completezza delle visite, alla competenza di chi eroga formazione ed esperienze, alle coperture assicurative. Ognuna delle voci di costo concorre alla formazione del costo complessivo del pacchetto, al quale l’agenzia viaggi o il tour operator, aggiunge il proprio markup necessario al funzionamento dell’azienda ed all’erogazione dei propri servizi. Alcune delle voci di costo possono essere calibrate al ribasso o al rialzo (ad esempio l’hotel), altre voci di costo non hanno margini di oscillazione o di trattative (ad esempio il costo dei voli aerei verso e da una destinazione estera, da un determinato aeroporto, dal quale viaggia ad esempio una sola compagnia aerea con voli diretti). Le compagnie aeree, in particolare, calibrano costantemente i prezzi, anche più volte al giorno nel caso di alcune, in base al rapporto tra domanda ed offerta. Ciò vuol dire che nell’organizzazione di un viaggio di istruzione o di uno stage linguistico è necessario tenere conto delle aspettative dell’Istituto e degli studenti ma anche dei costi, sia quelli fissi sia quelli variabili e, naturalmente, dei costi che subiscono variazioni in base alla domanda ed all’offerta. Non calibrare bene tutti gli elementi del pacchetto può generare costi spropositati e fuori mercato, privando, per il costo eccessivo, gli studenti dell’esperienza che si sarebbe potuta realizzare con costi nella norma; oppure può generare un’esperienza con scarsi contenuti formativi o con esperienze superficiali o, ancora peggio, con “tempi morti” a causa della contrazione del costo. Il vitto, nelle esperienze all’estero, è una voce di costo rilevante e non calibrarla correttamente può creare disagio tra gli studenti: quante volte ti è capitato di ascoltare lamentele sul cibo durante un viaggio di istruzione e o di uno stage linguistico? Quanto budget era stato preventivato per un vitto di buona qualità? L’organizzatore aveva tenuto conto del “costo della vita” e di conseguenza del “costo del vitto” nel paese di destinazione? Quanto denaro hanno speso gli studenti per integrare un’offerta alimentare di scarsa qualità?

C’è un modo (e non solo uno) per offrire agli studenti la massima qualità in base al budget massimo disponibile, lasciando tutti soddisfatti per ogni aspetto dell’esperienza all’estero. Esistono due “scuole di pensiero”, una errata ed una corretta. Quella errata può essere riassunta nella frase “Spett. Agenzia, richiediamo un preventivo per 7 giorni 6 notti, alloggio in hotel pensione completa con pranzo a sacco, compreso viaggio aereo, nella seconda o terza settimana di Aprile, gratuità per i docenti accompagnatori e… molto altro. Il viaggio di istruzione all’estero non può avere un prezzo per studente superiore a 650 Euro viaggio in aereo incluso e l’organizzazione sarà affidata al miglior offerente secondo il criterio del prezzo più basso”. E’ quindi necessario scegliere l’hotel più economico, il vitto più economico, gli operatori meno cari, tagliare ogni voce di costo complementare, inserire le polizze più economiche: nonostante questo alcune voci di costo non avranno margini di trattative. Ad esempio i voli e le tasse aeroportuali. L’Istituto sta quindi chiedendo con 40/50 Euro al giorno (ad esclusione del prezzo dei voli) di fornire l’alloggio, il vitto, i trasferimenti, le visite e tutto ciò che viene richiesto. Anche le gratuità dei docenti sono una voce di costo: un hotel potrebbe offrire una gratuità ogni “x” studenti, ma una compagnia aerea no. Il costo dei voli dei docenti necessariamente sarà suddiviso tra i “paganti”. Questa scuola di pensiero porterà quasi sempre alla gestione di “tempi morti” perché non si aveva il budget giornaliero giusto per le esperienze; alla mancata visita di luoghi iconici e culturali; alla fornitura di servizi di scarsa qualità; all’idea distorta della qualità dei servizi del paese di destinazione. Gli studenti torneranno soddisfatti? Forse si, perché, si sa, ogni “gita” è sempre bella, o forse no, perché le aspettative erano altre. La “scuola di pensiero” corretta può essere riassunta nella frase “Spett. Agenzia, il nostro Istituto ha un budget di 500 Euro per studente, voli aerei esclusi, per un viaggio di istruzione a Malta. Vorremmo avere da voi la proposta migliore con questo esatto budget, lasciandoci consigliare sul periodo, sui giorni di arrivo e di partenza, sulla durata, sulle esperienze immancabili all’interno del viaggio di istruzione, proponendo alloggio e vitto di buona qualità. L’Istituto chiede, come previsto dalla normativa, che acquistiate voi i voli, chiedendo, al momento opportuno, la migliore quotazione alla compagnia aerea Ryanair che opera voli diretti per Malta dall’aeroporto di Trieste, più vicino al nostro Istituto che si farà carico, con un partner locale, del trasporto in pullman dal piazzale del nostro Istituto all’aeroporto”. In questo caso, noi di InMalta, sapremo organizzare per voi l’esperienza migliore, più completa, più formativa tenendo in considerazione il vostro budget. Anche qualunque altro tour operator specializzato sulla destinazione scelta, saprà dare al tuo Istituto le soluzioni che cerca. Le agenzie viaggi, dal momento che quasi sempre non organizzano ma semplicemente “rivendono” non saranno in grado, specialmente se non conoscono eccezionalmente bene la destinazione, di rispondere alle richieste di consigli da parte dell’Istituto: per questo motivo sarebbe opportuno relazionarsi in modo diretto con i tour operator.

Sono Marco e sono il direttore tecnico del Tour Operator InMalta. Amo Malta dove vivo da 14 anni. Mi piace scoprire, capire, proporre esperienze nuove. Noi di InMalta siamo sempre “sul pezzo” ed attenti alle esigenze degli studenti. Siamo certificati “Malta Specialist” dal Ministero del Turismo maltese, ed abbiamo anche ottenuto la prestigiosa certificazione europea UNI EN 14804 che certifica l’eccellenza dei processi che attuano i fornitori di servizi connessi con i viaggi per lo studio delle lingue. All’interno del prossimo appuntamento cercherò di spiegare come organizzo, insieme ai docenti, esperienze qui a Malta: parlerò di cosa è importante per me e per il nostro brand, parlerò della nostra mission e della nostra vision e dei consigli che posso dare nell’organizzazione e nella gestione di un viaggio di istruzione a Malta o di uno stage linguistico o di un PCTO.

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